浅谈会务组织的工作流程与提高会议效率的途径

宋世杰

摘 要 会议是一种沟通与协调的重要形式，它可以实现信息的多向即时传递，也可以有效聚集集体的智慧和力量，已日益成为人们重要的活动方式。会务管理的好坏直接影响会议召开的质量与效果。本文介绍了会务管理的基本概念，阐述了做好会务工作的基本流程与提高会议效率的途径。

关键词 会务工作 流程 会议效率 质量 途径

中图分类号：F812.42 文献标识码：A

1会务组织的基本概念

“会”就是“聚会、会合”，“议”就是“商议、议事”。会议是指为达到某种目的，有组织地把有关人员召集在一起协商和决定某些事项的正式会晤、讨论或集会。一般来说，狭义的会议是指在遵守一定的国家法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题，三个人以上在一起商议問题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或达成协议，或做出决议等有目的有组织有领导的集会。这个概念包括有组织、有领导、有商议、有议题、有人数、有目的六个基本要素。既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要组织，这一系列工作就叫做会务组织工作，它包括会前的准备、会中会后各种必要的支持和服务，具有服务性、被动性、事务性、综合性、保密性和时间性等特点。

2做好会务组织工作的基本流程

应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，会务组织人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。其次，要按照会务组织流程来对会务工作做出安排，具体来说包括会前筹备工作，会中服务工作和会后总结工作。

2.1会前筹备工作

拟定筹备工作方案。方案主要包括会议名称、起止时间、地点、会议议题、参加会议人员范围、人数、会议日程、名单、会议材料、筹备单位、会标、会场布置、活动安排、会议报道、经费预算等。如会议有选举、颁奖、参观、合影等活动，也将安排意见一并列入。

起草会议通知。会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点、与会人员、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、联系人和联系电话等要素。会议通知发出后，按要求认真做好与会人员报名登记工作，及时落实与会人员名单。对请假的与会人员，按程序报有关领导批准。对有关单位的要求和问题，及时请示分管领导，按领导意见答复。

确定会议步骤。会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日做出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导的批准，切不可随意变动。

会前检查。会议召开前一天，检查会议文件材料的准备情况，与会人员报名、分组情况、会议室安排、会场布置及会务服务、宣传报道等相关工作。同时，按程序要求制定会议活动须知流程，于会前通知发放。会场布置。提前按要求布置会场，摆放座签，检查会标、会议材料、会场服务、音响设备等。

组织签到。会议工作人员提前到达会议现场，组织签到，发放会议材料、拷贝课件、会场引领、会议提醒等。

2.2做好会中服务工作

在会中服务阶段，需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

（1）签到与引导。签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务组织人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

（2）组织会议进行。在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求会务组织人员要了解会议内容，领悟会议精神。

（3）搞好生活服务。会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。

3 提高会议效率和质量的途径

3.1加强理论知识的学习

可以翻阅有关权威人士的关于会务组织工作的书籍。在国外，关于会务组织工作的专门研究早在上世纪七十年代就已经开始，美国乔治·华盛顿大学教育和人才开发学院人力资源开发专业的教授伦纳德·纳德勒（Leonard Nadler），著名国际顾问、美国会议专家迈克尔·多伊尔、大卫·斯特劳斯等都是该方面的研究专家。他们编写的《成功的会议管理从策划到评估》《会议手册》《开会的革命》都是经典之作。在我国，会议管理研究专家、国务院新闻办公室新闻六局副局长葛广智是该方面研究的领军人物，他编写的《会议词典》《会议效率手册》《办公室业务》《开会的革命》都对做好会务工作有很大的帮助。

3.2加强实践经验的积累

对于会务组织人员而言，关于工作的接触会相当频繁。在实践中慢慢摸索工作方法，积累工作经验也是必不可少的获得会务组织工作能力的一个重要环节。在每次会议召开完毕后，应总结经验，寻找差距，分析存在的问题和差距，讨论改进的办法。对于会务组织工作不能满足于固有的工作方式，要根据社会发展与实际情况灵活变换，这样才能不断提高自己会务组织工作的能力。

3.3加强会务管理素质的培养

要提高会议的效率和质量，除了要求掌握基本的办会程序、学习理论知识、积累实践经验，还需要不断增强自己的职业素质和修养，比如会务组织人员的办文办事、组织协调、灵活应变、统筹全局的能力以及认真负责、细致周密的工作态度等。

会议作为一种社会现象，正处在不断变革与发展之中。会务组织人员要做好会务组织工作的管理，必须认真抓好会前、会中、会后三个工作环节。此外，还要不断学习和实践，掌握会务组织工作的理论和技巧，提高自己的办会能力，掌握会务工作这门科学。

参考文献

[1] 洪映君等.严把“五关”切实加强会议管理[J].办公室业务，2005（02）.

编辑整理：发展改革理论与实践杂志社官方网站